POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SOLUCIONES T&A S.A.S.

Versión: 3.0
Fecha de actualización: 1 de agosto de 2026
Fecha de entrada en vigencia: 1 de agosto de 2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: SOLUCIONES T&A S.A.S.
Domicilio: Cajicá, Cundinamarca, Colombia
Dirección: Calle 3 Sur No. 15A-217, Cajicá, Cundinamarca
Correo electrónico para asuntos relacionados con protección de datos personales: info@solucionestya.com
Teléfono: 333 286 6850

En adelante, SOLUCIONES T&A o T&A.

SOLUCIONES T&A podrá actuar, según la naturaleza de cada tratamiento, como Responsable del Tratamiento respecto de las bases de datos propias sobre las cuales determina las finalidades y medios del tratamiento, o como Encargado del Tratamiento cuando trate datos personales por cuenta de sus clientes u otros terceros Responsables del Tratamiento.

2. OBJETO

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, organización, consulta, uso, procesamiento, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales tratados por SOLUCIONES T&A, así como garantizar los derechos de sus Titulares y establecer las obligaciones aplicables cuando la compañía actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento.

Esta Política comprende tanto los datos personales recolectados directamente por SOLUCIONES T&A como aquellos a los que tenga acceso por cuenta de sus clientes en desarrollo de servicios de consultoría empresarial, implementación, parametrización, migración, soporte, capacitación, desarrollo, administración o acompañamiento relacionado con sistemas de información, incluido Odoo, y demás servicios contratados.

El tratamiento podrá realizarse mediante procedimientos manuales y/o automatizados, utilizando sistemas de información, plataformas tecnológicas, herramientas de gestión empresarial, servicios de almacenamiento, correo electrónico, sistemas ERP, herramientas de comunicación y demás medios físicos o electrónicos utilizados por SOLUCIONES T&A para el desarrollo de sus actividades.

3. MARCO NORMATIVO

La presente Política se adopta principalmente de conformidad con:

  • El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

  • La Ley Estatutaria 1581 de 2012.

  • La Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países sometida a su ámbito de aplicación.

  • El Decreto 1377 de 2013, cuyas disposiciones pertinentes se encuentran compiladas en el Decreto 1074 de 2015.

  • El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y sus modificaciones.

  • Las instrucciones, circulares y lineamientos vigentes emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, en su calidad de autoridad de protección de datos personales.

  • Las demás normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten las anteriores.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos físicas o electrónicas administradas por SOLUCIONES T&A, así como al tratamiento de datos personales realizado por sus empleados, contratistas, consultores, proveedores y terceros autorizados.

También establece lineamientos aplicables al acceso y tratamiento de información suministrada por los clientes de SOLUCIONES T&A durante la prestación de sus servicios.

5. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, salvo las excepciones previstas legalmente.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que, de acuerdo con la ley, puede ser tratado sin autorización del Titular cuando así proceda.

Dato Privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a determinado sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato Sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, información relativa a salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos y datos biométricos en los términos de la legislación aplicable.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, organización, consulta, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: envío de datos personales por parte de un Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que se encuentra dentro o fuera del país y que, a su vez, actúa como Responsable del Tratamiento.

6. PRINCIPIOS APLICABLES

SOLUCIONES T&A realizará el tratamiento de datos personales de conformidad con los principios establecidos por la legislación colombiana, especialmente:

  • Legalidad.

  • Finalidad.

  • Libertad.

  • Veracidad o calidad.

  • Transparencia.

  • Acceso y circulación restringida.

  • Seguridad.

  • Confidencialidad.

Estos principios serán aplicados tanto cuando SOLUCIONES T&A actúe como Responsable como cuando actúe como Encargado del Tratamiento.

7. CATEGORÍAS DE TITULARES Y DATOS TRATADOS

Dependiendo de la relación existente con SOLUCIONES T&A, podrán tratarse datos correspondientes a las siguientes categorías:

7.1. Clientes y representantes de clientes

Entre otros:

  • Nombres y apellidos.

  • Tipo y número de identificación.

  • Cargo.

  • Empresa.

  • Dirección.

  • Teléfono.

  • Correo electrónico.

  • Información contractual.

  • Información comercial.

  • Información tributaria y de facturación.

  • Registros de comunicaciones.

  • Información relacionada con proyectos, solicitudes, soporte y prestación de servicios.

7.2. Proveedores y contratistas

Entre otros:

  • Información de identificación.

  • Información de contacto.

  • Información contractual.

  • Información tributaria.

  • Información financiera o bancaria necesaria para realizar pagos.

  • Certificaciones y documentos requeridos para la relación contractual.

  • Información de seguridad social cuando corresponda.

7.3. Empleados, exempleados y aspirantes

Entre otros:

  • Información de identificación.

  • Datos de contacto.

  • Hoja de vida.

  • Formación académica.

  • Experiencia laboral.

  • Información contractual.

  • Información salarial.

  • Información bancaria.

  • Información de seguridad social.

  • Información necesaria para el cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo.

  • Datos de beneficiarios y familiares cuando resulte necesario.

  • Datos sensibles cuando sean indispensables para cumplir obligaciones legales y se encuentren autorizados o exista otra causal legal para su tratamiento.

7.4. Prospectos y contactos comerciales

Entre otros:

  • Nombre.

  • Empresa.

  • Cargo.

  • Teléfono.

  • Correo electrónico.

  • Información sobre necesidades o intereses comerciales.

  • Historial de comunicaciones comerciales.

7.5. Usuarios del sitio web y canales digitales

Podrán tratarse datos suministrados voluntariamente mediante formularios, solicitudes de contacto, comunicaciones y demás mecanismos habilitados por SOLUCIONES T&A, así como información técnica generada por el uso de dichos canales cuando resulte aplicable.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO CUANDO SOLUCIONES T&A ACTÚA COMO RESPONSABLE

SOLUCIONES T&A podrá tratar los datos personales que recolecte directamente para las siguientes finalidades:

8.1. Gestión de clientes y prestación de servicios

  • Identificar y contactar clientes.

  • Gestionar relaciones contractuales.

  • Elaborar propuestas, contratos y cotizaciones.

  • Ejecutar proyectos y servicios contratados.

  • Gestionar requerimientos, soporte y solicitudes.

  • Programar reuniones y actividades.

  • Realizar seguimiento de proyectos.

  • Gestionar capacitaciones.

  • Mantener registros de las relaciones comerciales y contractuales.

8.2. Gestión administrativa, financiera y contable

  • Facturación.

  • Gestión de pagos.

  • Gestión de cartera y cobranza.

  • Contabilidad.

  • Cumplimiento de obligaciones fiscales y tributarias.

  • Gestión de proveedores y contratistas.

  • Conservación de soportes administrativos y contables.

8.3. Gestión laboral y de talento humano

  • Procesos de selección y contratación.

  • Administración de relaciones laborales y contractuales.

  • Nómina.

  • Seguridad social.

  • Seguridad y salud en el trabajo.

  • Capacitación.

  • Evaluación y seguimiento.

  • Cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con trabajadores y contratistas.

8.4. Gestión comercial y mercadeo

Cuando exista autorización o una habilitación legal aplicable:

  • Envío de información sobre servicios.

  • Seguimiento comercial.

  • Invitaciones a eventos, capacitaciones y actividades.

  • Envío de boletines.

  • Encuestas de satisfacción.

  • Evaluación de calidad del servicio.

  • Gestión de relaciones con clientes y prospectos.

Los Titulares podrán solicitar en cualquier momento que se suspenda el envío de comunicaciones comerciales.

8.5. Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales

  • Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

  • Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.

  • Ejercer o defender derechos en procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.

8.6. Seguridad

  • Gestionar usuarios y controles de acceso.

  • Mantener registros de seguridad.

  • Investigar incidentes.

  • Prevenir accesos no autorizados, fraude o uso indebido de los sistemas.

  • Proteger la infraestructura tecnológica y la información de SOLUCIONES T&A y sus clientes.

9. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE CLIENTES – SOLUCIONES T&A COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Por la naturaleza de sus servicios, SOLUCIONES T&A puede acceder temporal o permanentemente a información y bases de datos administradas por sus clientes.

Esto puede ocurrir durante actividades tales como:

  • Consultoría empresarial y de productividad.

  • Levantamiento, análisis, documentación y mejoramiento de procesos.

  • Implementación y parametrización de sistemas ERP.

  • Implementación, configuración, soporte y administración de Odoo.

  • Migración y carga de información.

  • Importación o exportación de bases de datos.

  • Depuración, transformación y organización de información.

  • Desarrollo y pruebas de funcionalidades.

  • Soporte funcional y técnico.

  • Administración o soporte de servidores.

  • Copias de seguridad y restauración cuando el servicio contratado lo comprenda.

  • Integraciones con aplicaciones o servicios de terceros.

  • Capacitaciones.

  • Diagnóstico y solución de errores.

  • Elaboración de informes.

  • Pruebas en ambientes de desarrollo, pruebas o producción.

  • Acompañamiento en procesos empresariales sin implementación de software.

En estos casos, el cliente será, por regla general y según corresponda, el Responsable del Tratamiento de los datos personales contenidos en su información, y SOLUCIONES T&A actuará como Encargado del Tratamiento, realizando únicamente las operaciones necesarias para prestar los servicios contratados y siguiendo las instrucciones legítimas del cliente.

El cliente, en su calidad de Responsable, deberá contar con las autorizaciones, avisos, políticas o demás fundamentos jurídicos necesarios para el tratamiento de los datos personales que entregue o permita consultar a SOLUCIONES T&A.

SOLUCIONES T&A se compromete a:

  • Utilizar los datos personales a los que tenga acceso únicamente para las finalidades relacionadas con la prestación del servicio contratado y conforme a las instrucciones del Responsable.

  • Abstenerse de utilizar la información para finalidades propias incompatibles con el servicio contratado.

  • Mantener la confidencialidad de la información.

  • Aplicar medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y organizacionales de acuerdo con la naturaleza de la información, el servicio contratado y los riesgos asociados.

  • Limitar el acceso a las personas que lo requieran para la ejecución de sus funciones.

  • Exigir deberes de confidencialidad a empleados, contratistas y terceros que deban acceder a la información.

  • Informar al Responsable sobre incidentes de seguridad que afecten los datos personales tratados por su cuenta, conforme al procedimiento interno y a las obligaciones legales y contractuales aplicables.

  • Cooperar razonablemente con el Responsable para atender solicitudes de los Titulares cuando corresponda.

  • Suprimir, devolver o conservar la información una vez finalizada la relación contractual según las instrucciones del Responsable, los acuerdos contractuales y las obligaciones legales aplicables.

Cuando resulte jurídicamente necesario, SOLUCIONES T&A y el cliente establecerán las condiciones del tratamiento mediante el correspondiente contrato o cláusula de transmisión de datos personales.

10. INFORMACIÓN EMPRESARIAL Y CONFIDENCIAL DE LOS CLIENTES

Durante la prestación de sus servicios, SOLUCIONES T&A también puede acceder a información empresarial que no necesariamente constituye dato personal, entre ella:

  • Procesos empresariales.

  • Procedimientos.

  • Inventarios.

  • Productos.

  • Costos.

  • Precios.

  • Listas de precios.

  • Listas de materiales.

  • Fórmulas o estructuras de producto.

  • Órdenes de fabricación.

  • Información de compras y ventas.

  • Información logística.

  • Información contable y financiera.

  • Indicadores.

  • Estrategias comerciales.

  • Bases de proveedores.

  • Información de proyectos.

  • Información operativa.

  • Configuraciones empresariales.

  • Documentos internos.

  • Información técnica.

  • Información estratégica o comercial.

Aunque esta información no esté necesariamente sometida al régimen de protección de datos personales, SOLUCIONES T&A reconoce su posible carácter confidencial, reservado, estratégico o sujeto a secreto empresarial.

Por lo tanto, su acceso y utilización se limitará a las actividades necesarias para la prestación de los servicios contratados, de acuerdo con los contratos, acuerdos de confidencialidad y demás obligaciones aplicables.

11. GRABACIÓN DE REUNIONES, CAPACITACIONES Y SESIONES DE TRABAJO

Cuando una reunión, capacitación, sesión de soporte, consultoría o levantamiento de información vaya a ser grabada o transcrita, SOLUCIONES T&A informará previamente a los participantes, indicando la finalidad de la grabación o transcripción cuando corresponda.

Las grabaciones podrán utilizarse para finalidades relacionadas con:

  • Documentación de requerimientos.

  • Elaboración de actas o informes.

  • Seguimiento de compromisos.

  • Soporte de decisiones del proyecto.

  • Capacitación.

  • Control y calidad del servicio.

  • Consulta posterior relacionada con el proyecto o servicio contratado.

Cuando las grabaciones contengan datos personales, su tratamiento estará sometido a la presente Política y a la normativa aplicable.

El acceso a las grabaciones deberá restringirse a las personas que requieran consultarlas para las finalidades autorizadas.

Cuando se utilicen plataformas de terceros para grabación, videoconferencia, almacenamiento, transcripción o generación automatizada de resúmenes, el tratamiento podrá involucrar proveedores tecnológicos, sujeto a sus condiciones contractuales, medidas de seguridad y a las reglas sobre transmisión o transferencia de datos personales que resulten aplicables.

12. DATOS SENSIBLES

SOLUCIONES T&A evitará recolectar datos sensibles salvo cuando sean necesarios para una finalidad legítima y se cumpla alguno de los supuestos establecidos por la legislación.

Cuando sea requerida autorización para el tratamiento de datos sensibles:

  • Se informará al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento.

  • Se identificará cuáles datos son sensibles.

  • Se informará la finalidad específica del tratamiento.

  • Se solicitará consentimiento explícito.

SOLUCIONES T&A podrá tener acceso incidental a datos sensibles contenidos en las bases de datos de sus clientes. Cuando actúe como Encargado, tratará dicha información exclusivamente de acuerdo con las instrucciones del Responsable y las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

13. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

SOLUCIONES T&A no recolectará deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes salvo cuando ello resulte necesario y jurídicamente procedente.

Cuando deba realizarse dicho tratamiento, se garantizará el respeto por sus derechos prevalentes y se cumplirán las condiciones establecidas en la legislación colombiana, teniendo en cuenta su interés superior y el derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez.

Cuando SOLUCIONES T&A tenga acceso a datos de menores contenidos en sistemas o bases de datos de sus clientes, actuará como Encargado y tratará dicha información únicamente conforme a las instrucciones legítimas del Responsable y a la legislación aplicable.

14. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Cuando sea requerida, SOLUCIONES T&A solicitará autorización previa, expresa e informada al Titular por medios que permitan su consulta posterior.

La autorización podrá obtenerse, entre otros mecanismos, mediante:

  • Documentos físicos.

  • Formularios electrónicos.

  • Formularios web.

  • Contratos.

  • Correos electrónicos.

  • Casillas de aceptación.

  • Registros electrónicos.

  • Medios verbales o conductas inequívocas cuando legalmente resulten válidos y pueda conservarse prueba de la autorización.

Al solicitar autorización, se informará al Titular, como mínimo, sobre el tratamiento y finalidad de sus datos, sus derechos, los datos de contacto del Responsable y, cuando corresponda, el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

SOLUCIONES T&A conservará prueba de las autorizaciones cuando estas sean legalmente requeridas.

15. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria en los casos previstos legalmente, incluyendo, entre otros:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Lo anterior se aplicará exclusivamente dentro de los límites establecidos por la legislación.

16. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tendrán los derechos establecidos en la legislación colombiana, incluyendo:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.

  • Ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.

  • Presentar consultas y reclamos.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando resulte exigible.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente.

  • Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  • Los demás derechos establecidos por la legislación vigente.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información o cuando exista otra causa legítima para su tratamiento.

17. PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por:

  • El Titular.

  • Sus causahabientes, previa acreditación de dicha calidad.

  • Su representante o apoderado, previa acreditación correspondiente.

  • Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

  • En los demás casos autorizados por la ley.

18. CANAL DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

SOLUCIONES T&A dispone del siguiente canal para asuntos relacionados con protección de datos personales:

Correo electrónico:info@solucionestya.com
Teléfono: 333 286 6850
Dirección: Calle 3 Sur No. 15A-217, Cajicá, Cundinamarca.

Las solicitudes deberán permitir identificar al Titular y comprender claramente el objeto de la petición.

19. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los Titulares o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en bases de datos bajo responsabilidad de SOLUCIONES T&A.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, SOLUCIONES T&A informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

20. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El Titular o persona legitimada podrá presentar reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento de las normas de protección de datos.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

  • Identificación del Titular.

  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

  • Datos de contacto o dirección para recibir respuesta.

  • Documentos que se pretendan hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, SOLUCIONES T&A requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias.

Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.

Cuando SOLUCIONES T&A no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, cuando sea posible, dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, cuando corresponda se incorporará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo respectivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndose hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será resuelto, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

21. DEBERES DE SOLUCIONES T&A COMO RESPONSABLE

Cuando actúe como Responsable del Tratamiento, SOLUCIONES T&A cumplirá los deberes establecidos legalmente, incluyendo:

  • Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de habeas data.

  • Solicitar y conservar prueba de las autorizaciones cuando sean requeridas.

  • Informar al Titular las finalidades del tratamiento y sus derechos.

  • Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.

  • Procurar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar oportunamente la información.

  • Rectificar la información cuando corresponda.

  • Tramitar consultas y reclamos.

  • Informar a la autoridad competente las situaciones exigidas por la legislación.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

22. DEBERES DE SOLUCIONES T&A COMO ENCARGADO

Cuando actúe como Encargado del Tratamiento, SOLUCIONES T&A deberá, según corresponda:

  • Garantizar al Titular el ejercicio de sus derechos.

  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad apropiadas.

  • Realizar oportunamente las actualizaciones, rectificaciones o supresiones instruidas por el Responsable.

  • Actualizar la información reportada por el Responsable.

  • Tramitar consultas y reclamos cuando le corresponda.

  • Registrar las leyendas exigidas legalmente.

  • Abstenerse de circular información controvertida cuando exista orden de autoridad competente.

  • Permitir acceso únicamente a personas autorizadas.

  • Informar al Responsable cuando se presenten incidentes que puedan afectar los datos tratados por su cuenta.

  • Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás obligaciones establecidas legalmente.

23. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SOLUCIONES T&A adoptará medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, adulteración, acceso, consulta, utilización, divulgación o modificación no autorizada o fraudulenta.

Según la naturaleza del servicio y de la información, estas medidas podrán comprender:

Medidas administrativas

  • Compromisos y cláusulas de confidencialidad.

  • Definición de responsabilidades.

  • Procedimientos internos para manejo de información.

  • Gestión de permisos y usuarios.

  • Gestión de incidentes.

  • Capacitación y sensibilización del personal.

Medidas técnicas

  • Controles de acceso.

  • Uso de credenciales individuales cuando corresponda.

  • Gestión de contraseñas.

  • Restricción de privilegios.

  • Copias de seguridad cuando formen parte del servicio contratado.

  • Medidas de protección de infraestructura y sistemas.

  • Registro y seguimiento de accesos o actividades cuando técnicamente corresponda.

Medidas organizacionales y físicas

  • Restricción de acceso a equipos e información.

  • Protección de dispositivos.

  • Manejo adecuado de documentos.

  • Limitación de acceso a información según funciones y necesidades del servicio.

Ningún sistema de información permite garantizar un riesgo absolutamente inexistente; no obstante, SOLUCIONES T&A aplicará medidas razonables de acuerdo con la naturaleza de la información y los riesgos identificados.

24. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

SOLUCIONES T&A mantendrá procedimientos para identificar, gestionar y documentar incidentes que puedan comprometer datos personales.

Cuando el incidente involucre información tratada por cuenta de un cliente, SOLUCIONES T&A comunicará al Responsable la situación de acuerdo con las obligaciones legales y contractuales aplicables, suministrando la información razonablemente disponible para facilitar su gestión.

Cuando SOLUCIONES T&A sea Responsable del Tratamiento, realizará las comunicaciones y reportes que resulten legalmente exigibles.

25. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y PROVEEDORES TECNOLÓGICOS

Para desarrollar sus actividades, SOLUCIONES T&A podrá utilizar proveedores tecnológicos o de servicios que impliquen tratamiento de datos personales, tales como:

  • Servicios de alojamiento o hosting.

  • Infraestructura tecnológica.

  • Correo electrónico.

  • Almacenamiento en la nube.

  • Copias de seguridad.

  • Herramientas de comunicación.

  • Videoconferencia.

  • Gestión de proyectos.

  • Soporte.

  • Analítica.

  • Automatización.

  • Grabación o transcripción de reuniones.

  • Herramientas empresariales y sistemas de información.

Cuando dichos proveedores traten datos por cuenta de SOLUCIONES T&A, se procurará establecer las obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento de información exigidas por la legislación aplicable.

Cuando el tratamiento implique transmisión o transferencia internacional de datos personales, SOLUCIONES T&A aplicará las reglas establecidas en la legislación colombiana para cada caso.

26. CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales o que tengan acceso a información confidencial estarán sujetas a deberes de confidencialidad.

Esta obligación continuará aun después de terminada la relación laboral, comercial o contractual, en los términos previstos por la legislación y los acuerdos aplicables.

27. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE INFORMACIÓN

SOLUCIONES T&A conservará los datos personales únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales y las exigencias legales aplicables.

Los períodos de conservación podrán variar según la naturaleza de la información y las obligaciones legales, contables, tributarias, laborales, contractuales o probatorias correspondientes.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservación, los datos serán suprimidos, eliminados, anonimizados o sometidos a medidas que impidan su utilización para finalidades incompatibles, según corresponda.

Cuando SOLUCIONES T&A actúe como Encargado, la devolución, eliminación o conservación de la información se realizará conforme a las instrucciones del Responsable, el contrato aplicable y las obligaciones legales correspondientes.

28. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

SOLUCIONES T&A verificará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a realizar la inscripción y actualización de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de encontrarse obligada, realizará las inscripciones, actualizaciones y reportes exigidos por la normativa vigente.

La eventual inexistencia de obligación de inscripción en el RNBD no exime a SOLUCIONES T&A del cumplimiento de las demás obligaciones establecidas en el régimen colombiano de protección de datos personales.

29. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

SOLUCIONES T&A podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o relacionados con sus servicios.

Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, esta será solicitada cuando resulte legalmente exigible.

La versión vigente estará disponible a través del sitio web y demás canales dispuestos por SOLUCIONES T&A.

30. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir del 1 de agosto de 2026 y reemplaza las versiones anteriores de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SOLUCIONES T&A S.A.S.

Las bases de datos y los datos personales sujetos a tratamiento permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

SOLUCIONES T&A S.A.S.

Domicilio: Cajicá, Cundinamarca, Colombia
Dirección: Calle 3 Sur No. 15A-217, Cajicá, Cundinamarca
Correo electrónico para protección de datos personales: info@solucionestya.com
Teléfono: 333 286 6850